Nieuwe speler op de markt?

Een drukke tijd?

Onlangs verhuisde De Kempenaer Advocaten van de Weerdjesstraat in het centrum van Arnhem naar een andere locatie, Groningensingel 1. Vlak daarna sprak ik online met Bjorn Ramakers (advocaat (partner) bouwrecht) en Frank Eggink (hoofd administratie) van De Kempenaer Advocaten. Aanleiding was hun overstap naar LEX247, een nieuwe speler voor juridische software op de Nederlandse markt, met name gericht op praktijkmanagementsoftware.

Eva: een IT Implementatie en een kantoorverhuizing binnen een kwartaal; dat klinkt als een heftige periode?

Frank: dat klopt, deze twee projecten zaten dicht op elkaar. We hadden oorspronkelijk de livegang met LEX247 iets eerder gepland, maar soms lopen de zaken anders. Daarbij gaat kwaliteit altijd boven snelheid, dus vandaar dat het zo uit kwam. Uiteindelijk bleek het geen probleem, want de rust was eigenlijk al heel snel teruggekeerd na de implementatie van LEX247 in november. Gelukkig maar. Een bijkomend voordeel was: doordat De Kempenaer al behoorlijk wat jaren in de cloud werkt hoefden er geen servers verhuisd te worden.

Werken in de cloud, ja natuurlijk!

Die cloud omgeving is een hele bewust keuze geweest van het kantoor. Al in 2017 maakte De Kempenaer de overstap van eigen servers naar een volledig gehoste omgeving. De achtergrond daarvan was de verhoogde stabiliteit en flexibiliteit die het werken in de cloud biedt. Een zoektocht naar een nieuwe CRM applicatie leidde in dat jaar tot de implementatie van ContentWorker (een op Office 365 gebaseerd document management systeem), DotOffice voor de huisstijl, een applicatie voor tijdschrijven en declareren in combinatie met Twinfield voor de dossier- en financiële administratie en ContactManager als CRM applicatie. 

De ervaringen met de nieuwe omgeving en de pakketten waren goed, maar op het gebied van een goed inzicht in de cijfers (Business Intelligence) kon De Kempenaer niet helemaal uit de voeten. Frank: ‘wij wilden graag rechtstreeks toegang tot de database van onze uren- en (gedeclareerde) omzetadministratie om daar zelf in te kunnen ‘grasduinen’. Op die manier kon ik zelf samengestelde rapporten maken, met Excel en MS Query. Die zijn dan ook altijd actueel en dus hoef ik niet elke maand iets nieuws te genereren. ’.

Zo begon in de zomer van 2019 een oriëntatie naar een nieuw (cloud based) praktijkmanagementsysteem. Frank vertelt: ‘wij kenden Jonas Abrahamsson van ContentWorker (van het DMS) en hij stapte in die tijd net over naar de leverancier van LEX247, een populair en innovatief praktijkmanagementsysteem in Zweden. LEX247 zocht uitbreidingsmogelijkheden binnen Europa en zo raakten we met elkaar in gesprek. Een nieuwe aanbieder in de markt is weliswaar spannend, maar we wisten heel duidelijk wat we zochten op het gebied van inzicht en rapportagemogelijkheden en dat leek LEX247 allemaal te kunnen bieden. Bovendien bestond de koppeling met ContentWorker al en sprak de innovatieve roadmap van LEX247 ons aan. Het bood dus ook perspectief voor de wat verdere toekomst. In maart 2020 hebben we dan ook ‘ja’ gezegd en is het project opgestart.

Het implementatietraject

Bjorn: ‘omdat LEX247 Zweeds is werkten we samen met een tweede – Nederlandse – implementatiepartij in dit traject, Clickt. Zij regelden de technische implementatie en zij stuurden het project aan. Daarnaast hielden we goed contact met Jonas Abrahamsson en zijn collega’s bij LEX247. Er moest natuurlijk nog best wat gebeuren voordat het geschikt was voor de Nederlandse markt’.

Frank somt op: ‘LEX247 had al een koppeling met ContentWorker maar die zouden wij nog niet direct gebruiken. Voor ons was het belangrijkste dat er een goede koppeling zou komen met ContactManager, waarin wij al onze contacten en dossiers aanmaken. Dat vergde veel afstemming en overleg tussen LEX247, Clickt en Epona als leverancier van ContactManager. In de diverse onderdelen van LEX247 diende de taal te worden aangepast, moesten de templates ‘vernederlandst’ worden en hebben we een aantal proefmigraties uit laten voeren. Dat was uiteindelijk  meer werk dan we vooraf gedacht hadden maar in november konden we LEX247 met een gerust hart in gebruik nemen.

Eva: een nieuwe leverancier is altijd spannend, laat staan met een volledig ‘nieuwe’ speler in de markt. Hebben jullie nog een volledige pilot overwogen, met een selectie van jullie eigen data?

Frank: ‘wij hebben een testomgeving gekregen, waarop we uitgebreid test scripts hebben doorlopen. Dat zag er veelbelovend uit qua functionaliteiten en gebruiksgemak. We hebben geen (deel)migratie laten uitvoeren van onze eigen data om te kijken hoe de software voor die dossiers uitpakte. Daardoor ontdekten we sommige issues misschien wat later. Anderzijds had die pilot ook tijd gekost en we hadden veel vertrouwen in het technische team van LEX247’.
‘Vertrouwen dat ook niet beschaamd is’ aldus Bjorn. ‘De mensen van LEX247 hebben gedurende het gehele traject hard gewerkt om de verwachtingen waar te kunnen maken en eventuele issues op te lossen. De ontwikkelkracht bij LEX247 is behoorlijk groot en die contacten liepen daarbij zeer prettig’. Frank geeft een voorbeeld: ‘doordat LEX247 zowel mensen in Zweden als in Thailand heeft zitten werden issues vaak ‘overnight’ al opgelost, wat heel fijn is voor ons als gebruikers’.

De livegang 

Door Corona was natuurlijk alles anders dan anders. LEX247 en Clickt konden niet fysiek aanwezig zijn voor de standaard manier van ‘floor walking’, maar dat hebben ze online opgelost. Bjorn vertelt dat op de maandagochtend van de livegang een medewerker van Clickt alle medewerkers in groepjes wegwijs heeft gemaakt in het programma door middel van online trainingen. Die trainingen waren vooraf met LEX247 en met Frank en Bjorn afgestemd. Doordat de impact van de migratie voor veel gebruikers te overzien was, werkte dat dus ook prima’.

Eva: hoe verliep de eerste declaratieronde? Dat proces heeft vaak wat meer voeten in de aarde, dus dan komen vaak de meeste issues boven drijven. Was dat bij jullie ook het geval?

Frank beaamt dat: ‘het declaratieproces hebben we tegen het licht gehouden en meer digitaal gemaakt, ook ingegeven door de situatie rondom Corona waarbij iedereen vanaf een andere locatie werkt. Advocaten kunnen hun declaraties nog wel afdrukken, maar standaard wordt alles digitaal bij ze aangeleverd’. Bjorn vult aan: ‘zelf ben ik meteen gaan testen met de volledig digitale workflow waarbij ik ook zelf de eventuele aanpassingen op de declaraties verwerk. Dat werkt goed bij de wat meer ‘rechttoe – rechtaan-declaraties en gelukkig is de workflow zo ingericht dat Frank aan het einde altijd nog een laatste controle uitvoert voordat de declaraties digitaal verzonden worden. Daarmee vind ik het declaratieproces echt bijzonder overzichtelijk’.
‘Echter, op dit soort momenten komen inderdaad ook ‘de exoten’ bovendrijven’, valt Frank in. ‘Zo ontdek je toch nog migratie issues of andere puntjes die net niet helemaal goed gaan. De mensen van LEX247 stonden klaar om dat allemaal snel op te lossen. Inmiddels zitten we in de tweede declaratierondes en durf ik te zeggen dat alles nu al veel makkelijker gaat en het onder controle is’.

Meer inzicht, voor alle gebruikers

Op de vraag of iedereen zo enthousiast is over de overstap als beide heren antwoordt Bjorn : ‘de advocaten mopperden in het begin wel. Ze waren gewend om op een bepaalde manier hun urenoverzichten en managementinformatie voor zich te zien en dat vonden ze prettig. De informatie die ze eerder hadden kunnen ze nog steeds inzien, alleen op een ander tabblad. Dat is een kwestie van wennen. Bovendien staat daar tegenover dat LEX247 hen méér inzicht biedt in de financiële status van een dossier. Ik krijg notificaties van binnenkomende betalingen op mijn dossiers bijvoorbeeld, wat ik erg prettig vind. Als anderen tijd schrijven of verschotten boeken op ‘mijn’ dossiers dan kan ik dat direct goedkeuren. Ik heb het gevoel dat ik meer ‘in control’ ben. En daarnaast vind ik het declareerproces erg eenvoudig. LEX247 heeft wat mijn betreft de verwachtingen  waar gemaakt’.

Frank haakt daarop in: ‘Een belangrijke reden om de stap naar LEX247 te maken was voor ons dat we als kantoor rechtstreeks toegang wilde tot de data in het systeem om meer financieel inzicht te krijgen. We wilden daarin niet afhankelijk zijn van andere partijen. Door rechtstreekse toegang kan ik op ieder moment elke rapportage uitdraaien die ik nodig heb. Zo maak ik berekeningen van de omzet voor bepaalde cliënten in verband met afspraken, overzichten voor de insolventie-afdeling, etc. Dat kan nu sneller en makkelijker en dan doe ik dat nu nog ‘gewoon’ met Excel. Ik wil straks gaan testen met power BI tools om meerdere lagen aan data ‘aan te kunnen’. Daarmee willen we dan ook maatwerk kunnen leveren aan onze advocaten qua rapportages voor het benodigde financiële inzicht in hun eigen praktijk’.

‘Ons doel – en een belangrijke reden voor ons om de overstap te maken – was dat we over meer managementinformatie wilden kunnen beschikken’ bevestigt Bjorn. ‘Dat doel hebben we behaald. We hebben nu meer inzicht, zowel op kantoorniveau als op individueel niveau’.

Frank en Bjorn sluiten eensgezind af: ‘voor de toekomst gaan we kijken of de koppeling met ContentWorker nog extra voordelen biedt voor onze gebruikers. Bovendien staat de ontwikkeling bij LEX247 niet stil. Zij zijn hun dossier- en relatiebeheer module aan het uitbouwen en daarmee zou het in de toekomst een volwaardige CRM functie kunnen krijgen. Ontwikkelingen die we met belangstelling volgen!’.